Organització d'actes
Presentació
- Experiència de més de 20 anys organitzant jornades, congressos, simposis i reunions de les societats científiques de l’Acadèmia.
- Ampli equip de treball multidisciplinar i professional.
- Organització a nivell local, nacional i internacional.
- Gestió integral de l’activitat i suport en tot el procés organitzatiu.
- El mateix equip que pot gestionar la Secretaria de la Societat.
- Treball conjunt amb les Juntes Directives de les Societats i/o amb els Comitès Organitzadors.
- Informació constant a l’organització: fulls de ruta i estats de comptes.
Què fem?
Secretaria Tècnica
- Localització de la seu més idònia
- Estudi de viabilitat del projecte
- Elaboració i seguiment del pressupost
- Agenda de gestió: seguiment del full de ruta establert
- Confecció del formulari d'inscripcions
- Gestió de ponents, moderadors i comitès
- Captació i gestió de patrocinis i subvencions
- Gestió de proveïdors i negociació de descomptes
- Gestió i organització del programa social
- Disseny i gestió de la pàgina web
- Divulgació interna: societats científiques i canals propis
- Divulgació externa: mitjans de comunicació i xarxes socials
- Atenció permanent al congressista i al comitè organitzador
- Assistència a les reunions
- Planificació i desenvolupament
- Assessorament i protocol
- Assistència in situ
- Realització i anàlisi d'enquestes i de satisfacció i qualitat, online
- Estadístiques i gràfics d'assistència
- Tancament econòmic en un termini màxim de 2 mesos
Secretaria Científica
Gestió del programa:
- Actualització del contingut
- Confecció del cronograma
- Coordinació de les sessions científiques
Gestió de comunicacions:
- Disseny i enviament del formulari
- Recepció i enviament al comitè científic per a la seva valoració
- Contacte amb els presentadors
- Disseny i edició de publicacions en paper i digitals
Gestió de pòsters:
- Format paper
- Format digital mitjançant software propi
Emissió de certificats online
Les nostres pròpies eines
- Software de gestió d’inscripcions
- Aplicatius
- Recepció i avaluació d'abstracts online
- Emissió de certificats online
- Smartphones i tablets
- Sessions online
- Sistema de videoconferència
- Sistema de pòsters digitals
- Pantalles d’alta definició a les instal·lacions de Can Caralleu
- Permet votacions i comentaris in situ
- Sistema de control d'accessos i d'assistència
Avantatges dels quals gaudireu
- Inscripcions exemptes d’IVA
- Preus especials en la utilització dels espais de l’Acadèmia per a les seves societats científiques.
- Aquest import es redueix si la Secretaria Tècnica de l’acte és gestionada des de l’Acadèmia.
- El software propi no té cost pels actes de les seves societats científiques, en cas que siguin gestionats des de l’Acadèmia.
- Hardware de pòsters i pantalles digitals sense cost per a aquelles activitats organitzades a la seu de l’Acadèmia-Can Caralleu i gestionades per l’entitat.
- El software i hardware pel control d'accessos i d'assistència no te cap cost per les societats científiques, en activitats gestionades des de l'Acadèmia.
- Com a entitat sense afany de lucre, gaudim de reducció en el lloguer d’espais a determinades seus.
- Les comissions i descomptes amb contractes a tercers s’apliquen a les societats científiques